COMO LIDAR COM SECRETÁRIAS QUE NÃO ATENDEM A EXPECTATIVA DE DEMANDA DA CLÍNICA

É um problema que parece sem solução não é mesmo?

Algumas vezes até pensamos que o melhor é substituir, porém de um lado tem toda a dificuldade e custo $ envolvida, fora a dedicação e gasto de energia com a nova contratação e treinamento e de outro, será que ela está recebendo o treinamento necessário?

Todos os erros estão sendo reportados e há um alinhamento de como é correto fazer?

Sei bem como isso tudo acaba prejudicando inclusive o clima da empresa e desmotivando os demais colaboradores. Portanto, meça esses dois lados com bastante cautela para tomar a melhor decisão e ter certeza do melhor caminho a seguir.

Entre o que pode estar atrapalhando o desempenho da sua secretária, vale analisar se não é algum problema pessoal que o está desestabilizando, no entanto em outros casos pode ser pelo próprio ambiente de trabalho mesmo, ás vezes não é o “tipo de serviço” que ele gosta e/ou é competente para fazer.

Eu sempre aposto em uma boa conversa e em treinamento e acompanhamento de processos primeiro.

Então vamos ao plano?

1- Dê feedbacks e repare a melhoria, se os erros se repetirem é um sinal importante de alerta. Especialistas dizem que cometer o mesmo erro pela 3ª vez, não é falta de treinamento e sim de atenção da pessoa mesmo.

2- Acompanhe os processos - veja a execução para identificar onde está o gargalo e mostre interesse pelo trabalho que ela realiza no sentido de ensinar a fazer corretamente , sem desmotivar.

3- Trace metas para diminuição gradativa dos tipos de erros ou “falhas” cometidas.

4- Valorize a melhora – se após a dica nº 2 e 3 , sua secretária começou a produzir mais não esqueça de recompensá-la.

Em uma das clínicas que eu atendo, eu comecei a dar um bônus pelo numero de consultas realizadas no mês, porém eu desconto desse mesmo bônus o numero de erros de lançamentos de agenda e/ou financeiros cometidos.. Estamos diminuindo gradativamente, e tenho para mim, que nos próximos meses ele irá chegar a “0”.