GESTÃO DO CONTAS À PAGAR

#PROFISSIONALDASAUDE, uma boa gestão do contas a pagar, inclui atenção e planejamento financeiro constante. Quem quer gerenciar uma clínica ou consultório com assertividade precisa ter atenção a alguns detalhes que fazem toda diferença.

Alguns sistemas de informação tem a opção de fazer a programação recorrente de todas as contas, no entanto se você não tem um sistema, você pode fazer isso de forma bem simples e prática em planilhas de Excel listando a data de vencimento e as despesas de cada período. O que não pode, é não controlar nem conhecer os números do seu negócio.

Fazer um planejamento das contas inclui além da previsão financeira, programar-se com as datas, pois muitas vezes os boletos não chegam e você precisará estar atenta para cobrar esse envio antes do prazo de vencimento, e assim, evitar pagamento de multas e juros. Além disso, você precisa ter saldo suficiente para quitá-las.

Uma dica importante que eu posso te dar é: Se você não gosta, não sabe, ou não quer aprender, não faça você mesmo! Delegue! Saber delegar é um passo importante para gerenciar seu consultório.Quando você delega atividades que não domina, você poderá concentrar suas energias no atendimento aos pacientes, na estratégia de crescimento e até mesmo em seus hobbies pessoais e profissionais.

Tenha uma pessoa responsável por este setor, dependendo do tamanho da empresa, pode ser até a sua própria secretária (Apesar de não ser o mais indicado, pois é preciso muita concentração para isso e nem sempre na recepção da clínica tem espaço e disponibilidade para isso). Quem for pagar as contas da clínica, poderá cuidar também do contas a receber e fazer a conciliação bancária diariamente. Além de outras demandas administrativas.

Caso você não veja necessidade de contratar alguém para essa função, existem no mercado diversas empresas terceirizadas que prestam esse tipo de serviço, a Gestão Help é uma delas. É inclusive a empresa que faz o financeiro da Clínica Sabrina Baracho, desde 2019.

Ainda que seja feito por um terceirizado ou por você, vou listar alguns cuidados que precisar ser observados para se evitar retrabalho e até prejuízos financeiros:

1.      Guarde todos os comprovantes (Boletos /notas fiscais e comprovantes de pagamento).  Observação:  Eu salvo o PDF em uma pasta e envio tudo para a contabilidade no início do próximo mês.

2.      Eu tenho um controle onde vou organizando tudo que já paguei e o que já teve nota fiscal recebida e salva, isso facilita muito a identificação do que falta. Imagina somente daqui 2 antes você ter que correr atrás de algum que ficou faltando?

3.      Costumo receber a conta, conferir, salvar os documentos e já programar tanto no sistema de gestão, quanto no banco. Depois é só confirmar se o débito foi efetivado e conciliar no sistema na data de vencimento.

4.      Muito cuidado para não pagar boletos indevidos.-Alguns boletos são enviados para seu CNPJ, mas em observações está escrito #facultativo, ou seja, pague se quiser. Além desses facultativos, está tendo muita fraude, portando apesar dos dados que estão nos boletos, quando lançar no banco, confira se o cedente e destinatário estão corretos. Vale consultar a nota fiscal e confirmar se o sacado é realmente o mesmo fornecedor da nota fiscal. se for diferente, não pague.

5.      Desconfie de boletos recebidos de e-mails estranhos e mesmos os recebidos de seus fornecedores, boletos da Vivo, claro, etc. muitos são fraudulentos e trazem vírus para seu computador se abrir, ou clicar e links.

6.      Faça comparativos entre os meses, cuide se alguma despesa tiver variações acima do julgado permitido e/ou aceitável.

Fazer uma boa gestão do contas a pagar, não é somente copiar e colar um código de barras no banco e autorizar um pagamento, é ter um olhar atento e cuidadoso também para te ajudar na redução dos custos da empresa.

Texto escrito pela Suzy Coimbra,  CEO da gestão Help, administradora e Consultora de gestão de clínicas.